Meilleures pratiques pour les télécopies

Les nombreuses façons dont la technologie nous permet de communiquer aujourd’hui n’empêchent pas que le fax soit toujours utilisé par de nombreuses maisons d’hébergement. Bien que l’utilisation de base, à savoir l’envoi et la réception de documents, n’ait pas beaucoup changé, la technologie a évolué. Selon le type de télécopieur, les informations que vous partagez peuvent être interceptées ou consultées. Il est très facile d’accéder accidentellement à des communications par fax si des protocoles de sécurité et de confidentialité ne sont pas en place. 

Télécopieur traditionnel: Les télécopieurs traditionnels utilisent une ligne téléphonique pour envoyer et recevoir des informations. Les risques liés à ce type de télécopie dépendent de la personne qui la reçoit. Si vous l’envoyez à un bureau, votre document risque de s’empiler avec tous les autres. 

Télécopieur, scanner et photocopieur tout-en-un: De nombreux télécopieurs sont aujourd’hui polyvalents et permettent d’envoyer des télécopies, de numériser et d’imprimer des documents. Ces machines sont souvent équipées de disques durs qui conservent une copie de chaque document reçu, numérisé ou imprimé. C’est pourquoi, si votre maison d’hébergement vend son fax/copieur ou que votre contrat de location prend fin, il est important de détruire le disque dur. Autrement, tous les documents sensibles que vous avez reçus, imprimés ou scannés pourraient être consultés en les extrayant de la mémoire. Certains appareils disposent d’une fonction (pouvant engendrer des frais supplémentaires) qui efface régulièrement le disque dur; vérifiez si cette option est disponible sur votre télécopieur. 

E-Fax: On peut aussi télécopier des documents en utilisant Internet. Ici, aucun besoin d’un télécopieur. Ces services permettent d’envoyer des télécopies à partir de n’importe quel appareil disposant d’un accès Internet, comme un téléphone, une tablette ou un ordinateur. Si elles sont envoyées à un appareil autre qu’un télécopieur, les informations seront acheminées par courriel. Les documents reçus par courriel peuvent être accessibles, soit par toute personne ayant accès au compte, soit par interception. De plus, si vous ne supprimez pas le courriel et les pièces jointes de votre boîte de réception, de la corbeille, du serveur et des différentes sauvegardes, le document risque d’être accessible alors que vous le croyez supprimé. 

Les télécopies sont souvent utilisées pour transmettre des documents pour ou au nom des survivantes. Ces documents peuvent contenir des informations sensibles ou personnelles; s’ils sont interceptés ou consultés, ils peuvent affecter la confidentialité. De plus, il faut savoir que même le numéro de fax peut révéler l’endroit où se trouve une survivante, ce qui pose un risque pour la sécurité.

• Parlez aux survivantes des risques possibles liés à l’utilisation des services de télécopie et tenez-en compte dans le plan de sécurité. Elles doivent savoir que quelqu’un peut détecter le numéro de fax original et connaitre l’endroit où elles se trouvent. Usez de prudence lorsque vous envoyez des informations sensibles en utilisant des télécopieurs publics ou des services disponibles dans les magasins. Ces informations peuvent être stockées sur le disque dur de la machine. 
• Si vous transmettez un message à une autre organisation, assurez-vous que toutes les informations d’identification (généralement en haut de la page) sont supprimées de la télécopie d’origine. 
• Avant d’envoyer un fax, appelez pour vous assurer que la personne à qui le document est destiné sera là pour le récupérer. 
• Si vous louez une machine, inscrivez dans le contrat que votre organisation peut conserver le disque dur à la fin de la période de location afin d’avoir le contrôle sur vos données en tout temps. Vous pouvez également louer un appareil doté d’options de sécurité, telles qu’un code d’accès à un disque dur qui purge périodiquement les données. 
• Si vous donnez, vendez ou mettez fin à la location de votre télécopieur, retirez le disque dur ou demandez à votre vendeur de déchiqueter le dispositif de stockage de l’information dans l’appareil afin de supprimer vos informations de manière définitive. 
• Si vous partagez un télécopieur avec d’autres organisations, l’appareil doit se trouver dans une zone sécurisée et faire l’objet d’une politique stricte en matière d’accès et d’utilisation. Envisagez d’utiliser des codes personnels pour accéder aux documents imprimés. Le personnel de soutien et les organisations qui ont des obligations de confidentialité strictes ne doivent partager un télécopieur qu’avec d’autres organisations aux politiques équivalentes. Il doit être établi que les télécopies reçues par courriel ne sont pas conservées plus longtemps que prévu. Consultez les lois sur la protection de la vie privée de votre province ou territoire pour savoir pendant combien de temps votre organisation peut conserver des informations personnelles.  
• Lorsque vous utilisez des services de télécopie électronique, vous devrez peut-être vérifier auprès du destinataire que toutes les pages ont bien été transmises. Contrairement à un télécopieur traditionnel, l’option électronique n’a pas de suivi systématique et n’enregistre pas chaque page envoyée. La télécopie n’est pas toujours reçue instantanément. 
• Les services de télécopie (E-Fax, MyFax, etc.) conservent souvent des journaux et des enregistrements des documents et des informations correspondantes envoyés et reçus. Il est important de lire attentivement les politiques de confidentialité, de conservation et d’accès du fournisseur de services afin de comprendre les protections et leurs limites. 

Pour soutenir le développement de politiques sécuritaires, HFC a rédigé le document Use of Technology Policy Template Guide for Women’s Shelters and Transition Houses (PDF, en anglais).

La violence fondée sur le genre facilitée par la technologie (VFGFT) fait partie d’un continuum de violence qui peut se produire à la fois en ligne et en personne. Si vous ou l’une de vos connaissances faites face à la VFGFT, vous n’êtes pas seule. Vous pouvez consulter hebergementfemmes.ca pour trouver une maison d’hébergement près de chez vous afin de discuter de vos options et de créer un plan de sécurité. Vous n’avez pas besoin de résider dans une maison d’hébergement pour accéder à un soutien et à des services gratuits et confidentiels. 

Adapté pour le Canada avec la permission du Safety Net Project du NNEDV, d’après leur ressource Best Practices When Using Mobile Devices for Advocacy