Considérations relatives aux bases de données pour les organisations antiviolence au Canada

Avant de vous procurer une base de données pour stocker les informations personnelles des survivantes, il est recommandé aux organisations antiviolence d’évaluer clairement les cinq thèmes clés ci-dessous.

Quel problème votre organisation antiviolence tente-t-elle de résoudre à l’aide d’une base de données? Une base de données est-elle vraiment nécessaire? Par exemple, si votre organisation souhaite évaluer les lacunes en matière de services, est-ce qu’un autre moyen pourrait permettre de trouver des solutions?

La base de données choisie est-elle accessible à tous? Votre organisation a-t-elle alloué suffisamment d’argent, de ressources et de personnel pour gérer et maintenir la base de données? Est-ce que des fonds et du personnel sont disponibles pour réaliser des évaluations annuelles de la confidentialité? Et qu’en est-il d’une assistance technique permanente appuyée par des formations continues?

Quelles sont les lois qui s’appliquent en matière de protection de la vie privée? Qui aura la responsabilité de veiller à la protection des informations confidentielles et personnelles? Est-ce qu’une membre du personnel sera responsable de la confidentialité? Est-ce que les personnes qui utilisent la base de données signent des documents reconnaissant leurs responsabilités en matière de protection des informations personnelles (entente de confidentialité, contrat de travail comportant des dispositions relatives à la confidentialité, etc.)? Ces éléments sont-ils intégrés dans vos politiques?

Quels sont les facteurs qui serviront à établir les procédures de collecte, de modification, d’utilisation et de divulgation des données identifiables? Est-ce que les survivantes sont informées des politiques de sécurité et de partage des données? Quelle est la procédure permettant aux survivantes d’examiner, de retirer ou de corriger leurs données ou leurs dossiers? Comment les survivantes sont-elles informées de cette procédure? Comment faites-vous en sorte que les données disparaissent complètement si une survivante refuse que ses informations personnelles se trouvent dans une base de données?

Avez-vous évalué plusieurs options et reçu au moins deux offres pour le projet? Votre organisation a-t-elle effectué une analyse comprenant un rapport qualité-prix? Votre organisation a-t-elle affecté suffisamment de fonds au projet?  

Hébergement femmes Canada a préparé un questionnaire à l’intention des fournisseurs de bases de données. Ce questionnaire aidera les organisations à évaluer les avantages et les risques pour la confidentialité. Vous trouverez une copie de ce questionnaire ici. 

Pour soutenir le développement de politiques sécuritaires, HFC a rédigé le document Use of Technology Policy Template Guide for Women’s Shelters and Transition Houses (PDF, en anglais).   

La violence fondée sur le genre facilitée par la technologie (VFGFT) fait partie d’un continuum de violence qui peut se produire à la fois en ligne et en personne. Si vous ou l’une de vos connaissances faites face à la VFGFT, vous n’êtes pas seule. Vous pouvez consulter hebergementfemmes.ca pour trouver une maison d’hébergement près de chez vous afin de discuter de vos options et de créer un plan de sécurité. Vous n’avez pas besoin de résider dans une maison d’hébergement pour accéder à un soutien et à des services gratuits et confidentiels. 

Adapté pour le Canada avec l’autorisation du projet Safety Net du NNEDV, d’après leur ressource Database Considerations.